Sınırları geçirgen yani çevresiyle enerji alışverişinde bulunan ya da tanımlanan işlevlerini yerine getirmek için belirli çevresel koşullara ihtiyaç duyan sistemlere açık sistem denir. Bu nedenle açık sistemler her ortamda tanımlanan işlevlerini yerine getiremezler. Sınırları geçirgen olmayan yani çevresiyle enerji alışverişinde bulunmayan diğer bir ifadeyle her çevrede tanımlanan işlevlerini yerine getiren sistemlere de kapalı sistem adı verilmektedir.

Gerçek hayatta mutlak anlamda açık ya da kapalı sistemden söz etmek mümkün değildir, çünkü açıklık ve kapalılık bir derece sorunudur. Organizasyonlar uzun süre kapalı sistem anlayışına uygun olarak yani analiz yöntemi kullanılarak tasarlanmaya çalışılmıştır. Bu yöntem iş dünyasında süreçlerin aşırı derecede bölünmesine yani parçalanmasına neden olmuş ve çalışanların sürecin bütününü görmesine engel olmuştur.

Organizasyon ve yönetimin bir açık sistem olmasına karşın, kapalı sistem yaklaşımının kullanılması ve bu yaklaşımın başarılı olması, uzun süre sorgulanmasına engel olmuştur. Açık sistem yaklaşımının neden gerekli olduğunu anlayabilmek için açıklayabilmek için, entropi kavramının anlaşılması yararlı olacaktır.