Tarih ilmi ve arşiv arasındaki bağ çözülmez bir mahiyettedir. Arşiv, tarih yazma işinin gıda aldığı ebedî bir membadır. Bunun için de vazifesi bu membaı, tarih yazılması işinde açık, emin ve müsait bir halde bulundurmasıdır. Bu vazifenin görülebilmesi tabiatile birçok problemleri ortaya atıyor ki bilhassa zamanımızda bu, mütemadiyen artmaktadır. Bu problemlerin halli ilmî metot seviyesine yükseldiği vakit ilmin yeni bir şubesi doğmuş oluyor: Arşiv ilmi..".
Tayyib Gökbilgin, Arşiv Meseleleri, TC Maarif Vekilliği, İstanbul 1939, s. 65.

Arşivin Anlamı
Arşiv aslında bir milletin hafızasıdır. Nasıl ki şu veya bu biçimde hafızasını yitiren kimsenin hayatı anlamsızlaşır, böyle bir insan desteksiz ve köksüz hisseder kendisini, arşivi olmayan veya kafi derecede zengin olmayan devletler veya toplumlar da hafızasız kimselere benzerler. Geleceklerine yol gösterecek, kılavuzluk edecek bilgiden yoksun kalırlar. Bu sebeple, arşivlerin milletler için taşıdığı ehemmiyet çok büyüktür. Öyleyse arşiv ne demektir? Arşiv kelimesi, Yunancada resmi evrak anlamına gelen arkheia (arkhea: hükumet) kökünden türetilmiştir. Toplanmış resmi veya özel bir kuruma ait evrakın saklandığı yer anlamına geldiği gibi bu şekilde korunan evrak anlamına da gelir. Nitekim Büyük Türkçe Sözlük arşiv kelimesi için:

1. Kurumların veya kişilerin faaliyetleri sonucu meydana gelen ve belirli gaye ile saklanan belgeler
2. Bu belgeleri koruyan ve faydalanmaya sunan kuruluş
3. Bu belgelerin korunduğu yer (Osm. Hazine-i evrak)
4. Belli konuda toplanmış yazılı, sesli ve görüntülü belgeler

karşılıklarını vermiştir. Gerçekten arşiv kelimesinin anlamında ta başlangıçtan beri devletle olan ilişki dikkati çekmektedir; ancak kelimenin günümüzde anlamı daha da genişlemiş ve devlet dışı kuruluşların ürettiği bazı malzemeler de arşivlik olarak değerlendirilmiştir.
Arşivin tanımına gelince, bir Macar bilgini olan Horcog Jozsef onu "herhangi bir resmi daire, resmi veya yarı resmi herhangi bir cemiyet, aile ve şahısların faaliyetleri, iş görmeleri neticesinde zuhur eden ve tanzim edilmek üzere kendilerinin tasarrufunda bulunan yazıların ekleriyle birlikte heyet-i mecmuası" diye gayet etraflı bir şekilde tarif etmiştir.

Osmanlı Arşivi Hazine-i Evrak'ın Kuruluşu
Bugün Başbakanlık Osmanlı Arşivi diye adlandırılan Osmanlı arşivi Sadrazam Mustafa Reşit Paşa tarafından 1847 tarihinde Hazine-i evrak (evrak hazinesi) adıyla kurulmuştur. Bina 1850'de tamamlanarak hizmete girmiştir. Bu devre gelene kadar Osmanlılar'ın belgeleri hak ve hukukun korunması amacıyla yani ihtiyaç halinde kolayca bulunacak surette belli defterlere kaydettikleri ve bunları titizlikle sakladıkları biliniyor. Ilk dönemlere ait o zamanki başşehir Bursadaki evrak Timur istilası esnasında, daha sonra başşehir olan Edirnedeki evrak da çeşitli yangın vs sebeplerle yok olarak ancak pek azı günümüze kadar gelmiştir.
Osmanlı arşivinin en büyük meselesi hâlâ daha tasnif çalışmalarının bitirilememiş olmasıdır. Ilk tasnif faaliyeti, Ikinci Meşrutiyetin ilanı ardından Abdurrahman Şeref Bey'in vakanüvisliğe atanışı ve Osmanlı Tarihi Encümeni'nin kurulmasıyla şöhretli kitap dostu Ali Emiri Efendi'nin başkanlığında teşkil edilen bir kurulca 1918 ila 1921 seneleri arasında yürütülmüştür. Ali Emiri Tasnifi diye anılan bu sınıflandırmada Osman Gazi'den Abdülmecid devrine kadar olan belgeler tarihsel sıra gözönüne alınarak her bir padişah dönemi esasına göre tasnif edilmiştir. Bu tasnif 180.700 belgeyi kapsamaktadır ve eski yazıyla tutulmuş olan 53 adet kataloğu şimdi yeni harflere geçirilmektedir.
Ikinci tasnif ünlü tarihçi Ibnülemin Mahmud Kemal'in yönetiminde 1921'de başlayan konulara göre yapılmış olan tasniftir. Bu tasnif yirmi üç ana konu altında on beş ve on dokuzuncu asırlara ait 47. 125 adet belgeyi içerir. Ibnülemin Tasnifin 29 citlik kataloğu Arap harfleriyledir. Tasnif edilen evrakın ekseriyeti son iki asra aittir. Milli Mücadele esnasında yapılmakta olan bu tasnif o günün savaş koşullarında devam ettirilememiştir.
Cumhuriyetten sonra Osmanlıya karşı geliştirilen olumsuz ve kötüleyici bakıştan arşiv de nasipsiz kalmamış ve tasnif çalışmaları belli bir süre aksamıştır. 1931 senesinde Maliye deposunda muhafaza edilen evrakın Bulgaristana hurda kağıt fiyatına satılmasının anlaşılmasından sonra özellikle Muallim Cevdet ve Ibrahim Hakkı Konyalı'nın gayretleri neticesinde yeni bir tasnif çalışması başlatılmıştır. 1937'ye kadar devam eden bu sınıflandırma işi Muallim Cevdet'ten ötürü Cevdet Tasnifi diye maruftur. Bu tasnifte de bir öncekinde olduğu gibi konularına göre fakat bu sefer 17 ana başlık altında tasnif edilen belgeler 218. 833 adettir. Bu tasnifin de 34 ciltlik bir kataloğu mevcuttur.
Osmanlı arşivinin arşivbilimi usullerine göre ilk tasnifini ise Macar tarihçisi Lajos Fekete, 1936-37 yıllarında, arşiv malzemelerinin işlem gördükleri tarihlerdeki asli düzeni içerisinde elyazmalarını birbirinden ayırmadan "Provenance sistemi"ne göre yapmaya başlamıştır.
Yeni ciddi bir tasnif de Midhat Sertoğlu'nun müdürlüğü zamanında 1956 yılında başlatılmıştı. 1980 yılına kadar yapılan bütün tasnif faaliyetlerinin sonucunda 2.5 milyon belgenin tasnifinin tamamlanmıştır. Son büyük tasnif faaliyetine merhum Turgut Özal'ın başbakanlığı sırasında, bizzat Özal'ın yakın ilgisiyle girişildi. Bu dönemde arşive bina, personel ve techizat temin edildi. Yüksek ücret siyasetiyle çalışanların niteliği yükseltildi. Eski hızını ve şevkini kaybetmiş olsa da halen devam etmekte olan bu son dönemdeki çalışmalar sonucunda pekçok nezaretin defter ve evrakları 85 katalog halinde bilimcilerin hizmetine arzedilmiştir. Bu son çalışma gündeş arşivcilik ilkelerine göre ve bilgisayarla yürütülmektedir.
1995 Ağustos ayı itibariyle Başbakanlık Osmanlı Arşivi'nde 21.275.990 defter halinde (yüz doksan dokuz bin altı yüz elli yedi defter), 18.359.498'i varak halinde yaklaşık kırk milyon belge tasnif edilmiş bulunmaktadır.

Türk Devletlerinde Defter Tutma (Arşiv) Geleneği
Türk idare ve kültür hayatında arşivlerin tarihi, Orta Asya Türklüğü’ne kadar uzanmaktadır. Ortaçağların medeni milletlerinden biri olan Uygur Türkleri(745-840)’nin şehirlerinde; zengin kütüphaneler, resmi daireler, noterler, gümrük teşkilatı, mahkemeler ve resmi yazışmaların saklandığı arşivler vardı. Bu hususun doğruluğu, Uygur-Türk şehirlerinde yapılan kazı ve araştırmalar neticesinde gün ışığına çıkmıştır.
Türkler’in İslamiyet’i kabulünden sonra, defter tutma geleneği, yazılı kağıda saygı gösterilmesi inancı ile birleşerek daha da kuvvetlenmiş, devlet işlerine ait yazılı vesikaların tamamı titizlikle muhafaza edilmeye başlanmıştır. Bu tesir, Selçuklular’da ve diğer Müslüman Türk devletlerinde açıkça kendisini göstermiştir. Kaşgar topraklarında devlet kuran Karahanlılar’ın Türkçe yarlığlar, siciller, defterler yazdıkları bilinmektedir. İlk dönemlerde Türkler, defter yerine “koçan, kütük, biti” tabirlerini kullanmışlardır.
İlhanlılar’ın önemli idari mekanizmalarından Defterdârî-i Memâlik’in idaresi altında “kanûn-ı vilâyet” denilen bütün vilâyetlere ait defterlerin saklandığı Defterhâne Dairesi bulunmaktaydı. Moğollar’ın hazinede sakladıkları defterlerin yazı ve tespit şeklini Uygur Türkleri’nden öğrendikleri ortaya konulmuştur. Anadolu Selçukluları’nda da zengin kütüphaneler ve resmi yazışmaların saklandığı arşivler bulunduğu bilinmektedir. Anadolu Selçukluları’nda Dîvân-ı A‘lâ adıyla dîvân muamelatına ait kayıtların tutulduğu defterler vardı. Bunlar, Osmanlılar’ın Defterhâne-i Âmire’de muhafaza ettikleri malî ve arazi kayıtlarını ihtiva eden tapu tahrir defterleri cinsinden defterlerdi.

Osmanlı Devleti’nde Arşivcilik
Orta, Yakındoğu, Balkan ve Akdeniz coğrafyasında uzun bir süre devlet olma vasfını devam ettirmiş olan Osmanlı İmparatorluğu’nda daha ilk devirlerden itibaren arşiv fikrinin mevcut olduğu, bu güne kadar muhafaza edilmiş milyonlarca arşiv vesikasının mevcudiyeti ile sabittir. Devlete ait belgelerin bütünü, önem derecesine bakılmaksızın sandık ve torbalar içinde titizlikle muhafaza ediliyordu. Devletin önemli hazinelerinden biri “Maliye Defterleri Hazinesi” ve “Defterhane Hazinesi” idi. Çok değerli kayıtlar ve belgeler bu hazinelerde saklanıyordu. Zaman zaman devlet kayıtlarının iyi korunması için emirler de veriliyor, bu kayıtlar yine devlet eli ile tespit edilerek düzenleniyor ve muhafaza altında tutuluyordu.
Devletin ilk başkenti olan Bursa’daki arşiv, Timur istilası esnasında yok edilmişti. Dolayısıyla Fatih’e kadar olan döneme ait birkaç ferman, vakfiye, mülkname dışında fazla vesika bulunmamaktadır. İstanbul’un fethinden sonra, ilk defa evrak mahzeni olarak Yedikule’nin kullanıldığı bilinmektedir. Fatih devrinden Kanuni zamanına kadar geçen bir asırlık dönem içinde Osmanlı Arşivi’ne intikal eden belge ve defter azdır. Bu dönem hakkında bilgi alınabilecek arşiv malzemesi birkaç yüz defterden ibarettir.
Kanuni(1520-1566) döneminden günümüze ulaşan defter serilerinden anlaşıldığına göre, Osmanlı bürokrasisi, bugün arşivcilikte kullanılan dosyalama usulüne mukabil, defter usulünü esas kabul etmiştir. Mevcut defterlerden, Divanlar vasıtasıyla alınan kararların Mühimme, Maliye, Ruus, Tahvil, Kayd-ı Divan, gibi defterlere kaydolunduğu anlaşılmaktadır. Ancak alt birimlere ait neticeye takaddüm eden muameleli evrak, müsveddelerine varıncaya kadar aylık torbalara konur, bir yıl içinde biriken evrak bu torbaların üzerine daire adı ve yılı yazılı olduğu halde, çoğu zaman deri kaplı sağlam sandıklara konularak gerektiğinde müracaat edilmek üzere evrak mahzenlerine kaldırılırdı.
Osmanlı Devleti’nde Bâb-ı Âsafi, Bâb-ı Defterî ve Dîvân-ı Hümâyûn adı altında devlet müesseselerinin temelini oluşturan üç önemli kuruluştan biri olan Dîvân-ı Hümâyûn’a ve ordu dîvânlarına ait defterler, Sultan III. Ahmed’den sonra, padişahların tamamen İstanbul’a yerleşmeleriyle daha önce inşa edilmiş olan Topkapı Sarayı’nın bazı bölümlerine taşındı. Yedikule’deki arşivler ise Atmeydanı’na, oradan da Topkapı Sarayı’nın inşasını müteakip, Hazîne-i Âmire ve Enderûn-ı Hümâyûn’a nakledildi. Devletin temel kuruluşlarından Bâb-ı Defterî’ye bağlı Defterhâne Hazinesi ise, Dîvân-ı Hümâyûn toplantılarının düzenli olarak yapıldığı zamanlarda Topkapı Sarayı’nın Kubbealtı Dairesi yanında bulunuyordu. Divan toplantıları önemini kaybedince, bu hazine Topkapı Sarayı’nın birinci kapısındaki Bâb-ı Hümâyûn’un üst kısmına, daha sonra Sultanahmed’de “Saray-ı Atîk” denilen mahzene ve Bâb-ı Âlî’ye yakın Tomruk Dairesi’ne taşındı. Sarayın bir kısım evrakı, Kubbealtı’nın bitişiğinde “Dış Hazine” binasına toplanmıştı. Maliye belgeleri ise, Sultanahmed’de Eski Çadır Mehterleri kışlasında saklanmıştı.
Bu durum Dîvân-ı Hümâyûn toplantılarının Bâb-ı Âlî’de yapılmaya başlanması ve orada bir arşiv binası “Mahzen-i Evrâk” inşa edilmesine kadar sürdü. Bu arada Tanzimat öncesi merkezi devlet dairelerinin önemlilerinden olan Bâb-ı Seraskerî arşivinin 1826’dan sonra bu günkü İstanbul Üniversitesi merkez binasında muhafaza edilmeye başlandı. Daha sonra Harbiye Nezareti adını alan bu kuruluşun evrakından çok azı günümüzde Osmanlı Arşivi’ne devredilmiş, esas evrakı ise Genelkurmay arşivlerine nakledilmiştir. Yine önemli devlet dairelerinden Bâb-ı Meşîhat’ın evrakının da bu günkü İstanbul Müftülüğü Şeriyye Sicilleri Arşivi’nde tutulduğu anlaşılmaktadır.
Devlet merkezinde arşivleme adına bu işlemler yapılırken, taşrada da beylerbeyi ve kadıların bağlı oldukları arşivcilik talimatları vardı. Belgelerin saklanması ve korunması yönündeki arşivcilik anlayışı, taşrada da geçerli idi. Taşrada bulunan görevlilerin karar ve işlemlerini defterlere kaydetmeleri ve bu defterleri muhafaza etmeleri gerekiyordu. Nitekim Kanuni Sultan Süleyman devrinde Rumeli beylerbeyi Mehmed Paşa’ya gönderilen 943/1536 tarihli femanda “ bu hükm-i şerifim sûretini defterde kayd eyleyüb, kendüsün dahi ayniyle defter sanduklarında hıfz edüb dâimâ mazmûn-ı şerîf ile amel eyleyesin”. İfadesi ile defter sandıklarından bahsedilmiştir. Bu defterlerin saklandığı beylerbeyi arşivlerinden, Osmanlı arşivlerine vesika intikal etmemiştir. Ancak bazı eski eyalet merkezlerinde hâlâ Osmanlı dönemi vesikalarına rastlanmaktadır. Tabii ki bunların büyük bir kısmı tahrip olmuş, kaybolmuş, çalınmış ya da yangınlar sebebi ile yok olmuşlardır.

Osmanlı Arşivlerinin Türk ve Dünya Tarihi Bakımından Önemi
Osmanlı Devleti, 14. asırdan 20. asrın başlarına kadar 600 küsur yıl yaşamış ve Asya, Avrupa ve Afrika’nın önemli bir kısmına yayılmış bir devletti. Bugün onun mirası üzerinde otuzu aşkın devlet hüküm sürmektedir. Bu devletlerin en az 500 yıllık tarihlerinin ana kaynakları Osmanlı Devleti arşivlerinde bulunmaktadır. Bu arşivlerin Akdeniz ve Avrupa ülkeleri tarihi için birinci derecede önemli arşivler olduğu kabul edilmektedir. Bilhassa sosyal, iktisadi, idari, nüfus ve benzeri konulardaki araştırmaların önem kazandığı çağımızda bu arşivler, oldukça zengin tarih kaynaklarını muhafaza etmektedirler. Bu belgelerden Osmanlı Devleti’nin siyasi, iktisadi, içtimai ve benzeri konulardaki portresini çıkarmak mümkündür. Adı geçen bölge ülkelerinden özellikle Ortadoğu Müslüman ülkelerinde ve Balkan devletlerinde Osmanlı dönemine ait vesikalar bulunmakla beraber, bunların asıl kaynakları Osmanlı arşivlerinde bulunmaktadır. Arşiv belgelerinin asıllarına ve yeteri kadarına ulaşmadan kamil bir araştırma yapmak mümkün olmadığından diğer bölgelerdeki Osmanlı dönemine ait belgeler de Türkiye’deki Osmanlı arşivleri ile birlikte ele alındığında daha bir önem kazanmaktadır. Bu bakımdan, Osmanlı arşivlerini incelemeden adı geçen ülkelerdeki devletlerin tarihlerini tam anlamı ile yazabilmek mümkün değildir.
Türkiye içindeki Osmanlı arşivleri, muhtelif devlet daireleri, özel kuruluşlar ve az da olsa şahısların elinde bulunmaktadır. Bunlardan bir kaçı daha hacimlidir ve daha önemlidirler. İstanbul Başbakanlık Osmanlı Arşivi, İstanbul Vakıflar Bölge Müdürlüğü Arşivi, İstanbul Deniz Arşivi, Mülga Maarif Nezareti Arşivi, İstanbul Su ve kanalizasyon İdaresi (İSKİ) Arşivi Ankara Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Kuyud-ı Kadime Arşivi, Vakıflar Genel Müdürlüğü Arşivi, Dışişleri Bakanlığı Hazine-i Evrakı, Mülga Maliye Nezareti Arşivi, Osmanlı Askerî Arşivleri, Harp Tarihi Dairesi Arşivi, Mülga Sıhhiye Nezareti Arşivi, İstanbul Belediye Arşivi, İstanbul ve Ankara’da bulunan önemli arşivlerdendir. Adı geçen arşivlerden bir kısmı, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün gayretleriyle son yıllarda İstanbul’daki Başbakanlık Osmanlı Arşivi ya da Ankara’daki Cumhuriyet Arşivi’nde toplanmıştır. Halen bu tür çalışmalar devam etmektedir.